Como emprendedor, padre y un ser muy curioso y disperso, con ya casi dos décadas de experiencia y un apasionado del marketing, el desarrollo de productos y el crecimiento empresarial, he tenido la oportunidad de interactuar con numerosos colegas emprendedores y empresarios. En repetidas ocasiones, he presenciado el impacto que la priorización estratégica puede tener en el éxito tanto en los negocios como en lo personal. Hoy, quiero compartir algunas ideas sobre el arte de priorizar, centrándonos en entender la diferencia entre lo urgente, lo importante y aquello que es tanto urgente como importante.

La Matriz de Eisenhower:

Para priorizar de manera efectiva, es fundamental comprender la Matriz de Eisenhower, una herramienta poderosa que te ayuda a categorizar tareas según su urgencia e importancia. La matriz se divide en cuatro cuadrantes:

1. Urgente e Importante: Tareas que requieren atención inmediata y contribuyen significativamente a tus objetivos.
2. No Urgente pero Importante: Tareas vitales para el éxito a largo plazo que no requieren acción inmediata.
3. Urgente pero no Importante: Tareas que demandan atención inmediata pero tienen poco impacto en tus metas.
4. No Urgente y no Importante: Tareas que no son ni urgentes ni importantes y que pueden delegarse o eliminarse.

Aplicación de la Matriz:

Ahora que comprendes la Matriz de Eisenhower, veamos cómo aplicarla a tu vida empresarial y personal:

1. Urgente e Importante:

Estas tareas requieren atención inmediata y están directamente relacionadas con tus objetivos. Ejemplos incluyen:

• Cumplir con un plazo crítico de un proyecto.
• Responder a una queja de un cliente que podría dañar tu reputación.
• Manejar una emergencia en tu negocio o vida personal.

Para gestionar estas tareas, considera las siguientes estrategias:

• Establecer plazos claros y comunicarlos a tu equipo.
• Delegar tareas a miembros competentes de tu equipo.
• Implementar planes de gestión de crisis para posibles emergencias, tener clara la red de apoyo y activarla a tiempo.

2. No Urgente pero Importante:

Estas tareas son cruciales para el éxito a largo plazo pero no requieren atención inmediata. Ejemplos incluyen:

• Planificación estratégica para tu negocio.
• Construir relaciones con posibles socios o clientes.
• Desarrollo personal y adquisición de habilidades o hábitos.

Para gestionar estas tareas, considera las siguientes estrategias:

• Programar el tiempo dedicado a la planificación estratégica y al desarrollo personal.
• Establecer metas específicas y alcanzables para el éxito a largo plazo.
• Mantenerte responsable del progreso en estas tareas.

3. Urgente pero no Importante:

Estas tareas exigen atención inmediata pero tienen poco impacto en tus objetivos. Ejemplos incluyen:

• Responder a correos electrónicos no críticos.
• Participar en reuniones innecesarias.
• Enredarse en problemas operativos menores.

Para gestionar estas tareas, considera las siguientes estrategias:

• Delegar tareas a miembros del equipo o contratar ayuda externa.
• Establecer límites para tu tiempo y atención.
• Implementar sistemas para optimizar operaciones y reducir distracciones.

4. No Urgente y no Importante:

Estas tareas no son ni urgentes ni importantes y pueden delegarse o eliminarse. Ejemplos incluyen:

• Navegar sin rumbo divagando en redes sociales.
• Participar en chismes, política o temas sin trasfondo en la oficina o en la casa.
• Participar en actividades que no se alinean con tus valores u objetivos.

Para gestionar estas tareas sin ningun tipo de relevancia más alla de la distracción (que no está mal), considera las siguientes estrategias:

• Minimizar el tiempo dedicado a estas tareas, o hacerlas en momentos precisos con un deadline claro.
• Delegar tareas que no requieran tu experiencia específica.
• Enfocarte en actividades que contribuyan a tus metas y valores.

Priorizar con propósito es una habilidad crucial para el éxito tanto en los negocios como en lo personal. Al entender la diferencia entre urgencia e importancia, puedes gestionar de manera efectiva tu tiempo, atención y recursos. Implementa la Matriz de Eisenhower en tu vida y observa cómo te vuelves más productivo, enfocado y satisfecho.

Es de suma importancia entender el balance perfecto entre lo laboral y lo personal, muchas veces a nosotros los emprendedores nos cuesta dejar de trabajar y dedicarle tiempo a nuestras empresas y caemos en un error muy grave que es perder la noción del tiempo y descuidar la vida personal, ese cuento que nos echamos de “estoy construyendo el futuro, por eso me tengo que extralimitar” se convierte en un hábito por no decir vicio que desencadena en muchos problemas que pueden ir creciendo más que nuestras empresas.